Офис-менеджер

Офис-менеджер — это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя.

Специалист по данной квалификации должен знать оборудование для обработки текстов, чтобы напечатать письма и другие документы, проверять и форматировать документы, подготовленные другими сотрудниками, иметь дело с входящей и исходящей документацией, сортировать просьбы о встречах или назначениях, а также выполнять различные административные вспомогательные задачи.

В их обязанности входит:

• проверка, форматирование и печатание документации, писем, протоколов и отчетов под диктовку, электронных документов или черновиков с помощью пишущей машинки, персонального компьютера или другого оборудования для обработки текста в соответствии со стандартами оформления документации;
• осуществление административной поддержки с использованием различных пакетов компьютерных программ, включая электронные таблицы;
• работа с входящей или исходящей почтой;
• сканирование, запись и распространение почтовых сообщений, корреспонденции и документов;
• сортировка просьб о встречах, определение очередности самих встреч или помощь в организации встреч;
• согласование очередности отпусков, регистрация отпусков и соблюдение других прав сотрудников;
• организация и контроль системы регистрации и хранения документов;
• ведение рутинной переписки по собственной инициативе.

Зарплата же зависит от квалификации, региона и места работы. В среднем для начинающего специалиста -  75-100 тыс.

Для успешного обучения студент должен знать основы делопроизводства, деловой этикет, быть уверенным пользователем ПК.

Минимальный опыт, для того, чтобы стать специалистом более высокого уровня –  3 года

Плюсы данной профессии во владении навыков работы на ПК и другой оргтехнике, знание офисных программ, хорошая скорость печати, владение иностранными языками и правильной и красивой речи, что является показателем культурного уровня человека.

Для успешной работы специалисту потребуется ряд личных качеств: коммуникабельность, общительность, высокая степень ответственности. Также необходим высокий уровень владения профессией, требуется пунктуальность, находчивость, исполнительность, организационные способности, приятная внешность. Важно обладать чистой, грамотной речью – не только устной, но и письменной.

Молодой специалист может столкнуться с трудностями при выполнении тонкой и очень сложной работы, требующей ответственности. Ведь руководитель полностью доверяет профессионализму секретаря-референта.

Профессия относится к числу востребованных. Специалисты требуются в любых офисных организациях. Профессия офис-менеджер — отличная стартовая площадка для многих молодых людей. Узнать изнутри работу офиса, принципы работы с документацией, архивами, ведение протоколов, составление приказов, работа с корреспонденцией, посетителями и телефонными звонками — все это бывает очень полезно для будущей карьеры.